Modulo Base

Anagrafiche

PoolGEST gestisce i dati legati alle persone che frequentano l’impianto. Questi gli utenti previsti dall’applicativo:

  • super amministratori
  • amministratori
  • personale di reception
  • coordinatori (di vasca)

Per ognuno di essi viene riservato un diverso livello di accesso (con login e password) alle funzionalità e visibilità dei dati.

Nel rispetto della recente normativa sulla privacy, le password sono strettamente personali ed hanno una durata di 90 giorni; alla scadenza il sistema richiederà in automatico la nuova password (che dovrà essere diversa da quella precedente). PoolGEST gestisce anche la durata della sessione di lavoro, costringendo l’utente a rieffettuare il login dopo un periodo configurabile di inattività al terminale.

Vengono modellati anche gli utenti che non hanno accesso diretto all’applicativo ma che vengono coinvolti nella gestione (ad esempio il personale addetto alle pulizie e gli istruttori) permettendone l’accesso nelle aree presidiate dal controllo accessi o assegnando loro diverse entità (ad esempio i assegnando i diversi gruppi agli istruttori o prenotando loro le lezioni individuali, eccetera).

Ovviamente, nel modello dei dati di PoolGEST, troviamo anche tutte le anagrafiche relative agli utenti dell’impianto: per ogni anagrafica vengono raccolti diversi dati, come ad esempio la fotografia, il calcolo del codice fiscale, eventuali diritti a riduzioni, ad anticipi particolari negli ingressi, eccetera. Sono previsti inoltre dei campi configurabili da setup, di cui alcuni a testo libero e altri a scelta multipla, per meglio aderire alle diverse esigenze di raccolta dati.

Le anagrafiche, inoltre, possono essere organizzate in gruppi, assegnando a più anagrafiche una anagrafica capo-gruppo: in questo modo vengono modellati le relazioni che possono intercorrere ad esempio in un nucleo familiare (mamma-bambini) o aziendale (ditta-dipendenti); qualora si presenti al rinnovo il capogruppo, il sistema proporrà anche il rinnovo delle anagrafiche appartenenti al relativo gruppo.

Ad ogni anagrafica, è possibile associare una tessera di identificazione (ad esempio un badge con la tecnologia RFId) tramite la quale è possibile gestire con semplicità ed immediatezza i rinnovi ed i pagamenti, o la rilevazione presenze, oppure ancora il controllo accessi. Per gli utenti più piccoli è possibile associare una tessera anche per l’accompagnatore.

Attività e Turni

La gestione dell’impianto sportivo si basa sulla definizione della attività praticate. Queste possono essere:

  • attività a periodo: le classiche attività organizzate in turni e corsi, che prevedono una serie di lezioni cadenzate nell’arco della settimana, con possibilità di gestione delle lezioni di recupero
  • attività a con ingresso a scalare: i tipici abbonamenti-ingresso
  • attività a biglietto: prevedono la fruizione della singola lezione/ingresso senza dover passare necessariamente per l’anagrafica dell’utente
  • attività a ciclo: simili alle attività a periodo, con la differenza che, essendo costituite in corsi molto brevi (detti cicli), viene data la possibilità all’utente di acquistare preventivamente uno o più cicli non necessariamente continuativi (esempio: centri estivi ragazzi)
  • attività con prenotazione singola: l’utente prenota la singola lezione o la singola unità di occupazione di uno spazio (esempio: lezioni di riabilitazione, lezioni private, campi da calcetto e da tennis, hydrobike)

Il nostro software gestionale, inoltre, è multi-aziendale, dunque per ogni attività viene definita anche la ditta corrispondente, e quindi verranno gestiti separatamente chiusure di cassa, intestazioni delle ricevute, eccetera.

Tesseramenti e Iscrizioni

Il tesseramento, detto anche “quota associativa” o “affiliazione“, viene gestito automaticamente qualora lo richieda l’attività per la quale l’utente intende iscriversi. I tesseramenti possono essere:

  • a scadenza annua: la validità è di 365 giorni
  • basati sulla stagione sportiva: che va solitamente dal primo settembre al 31 agosto dell’anno successivo (tale data è comunque parametrizzata nel software)

L’implementazione delle logiche di front desk è stata curata ponendo la massima attenzione nella semplicità, nella flessibilità e soprattutto nella velocità del processo di iscrizione (e tesseramento), di vendita biglietti e articoli da listino, nonché di rinnovo: con l’ausilio della tessera personale di identificazione, è possibile rinnovare le iscrizioni ed i tesseramenti di un utente (e del suo gruppo di appartenenza qualora capogruppo) in un solo click!!

L’efficacia e la velocità dello strumento a disposizione dell’operatore di reception, è un’arma fondamentale sia nel contatto iniziale sia nel modo di condurre la relazione, dunque è un fattore decisivo nel mantenimento e nella fidelizzazione ed è determinante per ottenere un positivo impatto sul cliente. Uno strumento tecnico come PoolGEST, aiuta l’operatore a rendere incisiva la comunicazione ed offre immediatamente tutte le informazioni utili per soddisfare le richieste del cliente, ottimizzando il tempo dell’operatore migliorando l’incisività e l’efficacia di ogni contatto.

Le iscrizioni inserite in un corso possono essere organizzate in gruppi, ognuno di questi assegnato ad un istruttore e dislocato in un determinato spazio. Il piano dei gruppi in vasca può essere gestito anche dal coordinatore, con relativo sgravio delle operazioni di segreteria, pur mantenendo l’effettiva situazione delle disponibilità in tempo reale.

Liste d’attesa

La gestione dell’inserimento in lista d’attesa prevede la raccolta delle informazioni anagrafiche del cliente, eventuale livello (capacità natatoria), la priorità (assegnata dall’operatore) e, oltre al turno interessato, il cliente può esprimere più preferenze alternative. In base ai dati inseriti, il programma propone una serie di report ed elenchi che facilita la campagna di recall dei clienti.

PoolGEST si interfaccia anche ad un eventuale modulo web per la raccolta e gestione delle liste d’attesa, aggiornando (ad ogni operazione) in tempo reale i dati sia sul database dell’impianto che su quello dedicato all’applicazione web.

Attività a prenotazione singola

Abbiamo definito come attività “a prenotazione singola” tutte quelle attività che consistono nella vendita di un determinato spazio e/o servizio per un determinato periodo di tempo: ad esempio, il noleggio di un campo da tennis, oppure una lezione di nuoto individuale, oppure ancora una seduta di fisioterapia.

PoolGEST offre diversi strumenti di gestione per tale tipologia di attività, tra i quali dei comodissimi planner grafici dinamici sui quali è possibile:

  • andare a costruire la pianificazione delle singole unità prenotabili (definendo spazio occupato, eventuale istruttore assegnato, livello di capacità, ecc.)
  • visualizzare e scegliere l’offerta di unità prenotabili da proporre al cliente.
  • visualizzare e stampare la situazione di occupazione spazi tenendo conto anche delle altre tipologie di attività praticate, sia a livello giornaliero che settimanale.

Tali planner sono corredati da una serie di funzionalità che aiutano:

  • il pianificatore a stendere la programmazione delle attività e a gestirne in un click tutte le variazioni possibili (funzioni di copia, clonazione, modifica e clonazione modifiche, ecc.).
  • l’operatore di reception come strumento rapido ed intuitivo per la vendita delle prenotazioni (funzioni di clonazione prenotazione, spostamenti, ecc.)

Listino, cassa e pagamenti

Con il nostro gestionale è possibile avere, già dal modulo base, una serie di funzionalità dedicate alla vendita e ai flussi di cassa, con una gestione analitica e costantemente aggiornata della contabilità di base.

E’ infatti disponibile la gestione di un listino articoli, suddivisibile per ragione sociale, aliquota iva, reparto, codice di contabilità, ecc.

Per ogni operatore vengono registrati in modo distinto tutti i movimenti effettuati, producendo (a fine giornata o in qualsiasi momento lo si richieda) la situazione cassa (chiusura di cassa) sia in formato analitico che riepilogativo.

A questo si aggiungono funzionalità dedicate tra le quali:

  • l’interfacciamento via seriale al registratore di cassa
  • emissione di scontrini parlanti
  • elenco degli incassi con filtri avanzati
  • compilazione automatica prima nota
  • strumenti di analisi grafici e tabulari

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